Privacyverklaring Wijkvereniging Wijchen-West
Laatste update: 22 mei 2018
Dit is de privacyverklaring van Wijkvereniging Wijchen-West (hierna “wijkvereniging” of “wij”). Het bezoekadres van de wijkvereniging Wijchen-West is Blauwe Hof 4003 6602 WT Wijchen. Het Kamer van Koophandel nummer is: 40144291. Wijkvereniging Wijchen-West is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe we jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt. Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van leden en relaties van de wijkvereniging, vrijwilligers, wijkbewoners en bezoekers van onze website, leveranciers en alle overige relaties.
1.1 Wat is het algemene privacybeleid van de wijkvereniging?
- Wijkvereniging respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website https://www.wijchenwest.nl, van haar (potentiële) leden en relaties.
- Wijkvereniging stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.
- Wijkvereniging deelt jouw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
1.2 Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?
Wijkvereniging verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:
- lid wilt worden van de wijkvereniging;
- meedoet met activiteiten van de wijkvereniging;
- je gegevens invult via e-mail, de website of per telefoon.
De gegevens die we van jou verzamelen lever je zelf aan. We verzamelen geen gegevens via ‘cookies’.
1.3 Voor welke doelen verzamelen we jouw persoonsgegevens?
Wijkvereniging verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de jaarlijkse betaling van onze contributie, bij aankondiging of wijziging van activiteiten.
- Uitvoeren contract. Als je lid of leverancier bent van Wijkvereniging dan verwerken wij jouw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
- Wet- en regelgeving. We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
- VOG. Bij de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag
1.4 Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?
Wij verwerken jouw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met jou, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, jij daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Als je Wijkvereniging toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen jouw persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop je deze hebt verstrekt.
1.5 Welke persoonsgegevens verzamelt Wijkvereniging in welke processen?
Wijkvereniging verwerkt jouw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder tref je een overzicht aan van de belangrijkste processen.
1.5.1 Lidmaatschap
Om het lidmaatschap te kunnen verwerken registreren wij de volgende gegevens:
- NAW-gegevens
- Aanhef (fam., m, v)
- Lidmaatschap
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Optioneel voor machtiging: IBAN-nummer
1.5.2 Digitale flyers en nieuwsberichten
We informeren je graag over onze wijk- en wijkactiviteiten. Indien je daarvoor toestemming hebt gegeven, gebruiken we jouw e-mailadres om jou de informatie digitaal te versturen. Mocht je geen e-mails van Wijkvereniging meer willen ontvangen dan kun je dit doorgeven aan ledenadministratie@wijchenwest.nl.
In de e-mail is er altijd een mogelijkheid om je af te melden van de nieuwsberichten.
1.5.3 Gratis wifi
Wij bieden bezoekers van onze multifunctionele accommodatie gratis wifi aan. Dit verloopt via XS4All via Kans&Kleur. Door gebruik te maken van het gast wifinetwerk, ga je akkoord met de voorwaarden van XS4ALL en Kans&Kleur.
1.5.4 Inkoop / leveranciers
Wijkvereniging verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die Wijkvereniging verwerkt van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.
1.5.5 Vrijwilliger
Als je bij Wijkvereniging vrijwilliger bent, dan worden de door jou verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:
- NAW-gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Geboortedatum en -plaats
Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie, de ledenadministratie en worden gebruikt voor de aanvraag van een VOG.
1.6 Hoe gaan we om met foto’s?
Een foto van iemand, die herkenbaar op de foto staat, is een persoonsgegeven van die persoon. In sommige gevallen kan een portret bovendien een gevoelig gegeven zijn. Voor onze foto’s gebruiken we de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. We maken een afweging tussen het belang van onze site en het privacybelang van de betrokkene/geportretteerde. We mogen dus wel portretten maken, zolang deze niet (te veel) het privacybelang van de geportretteerde schaden. Als we de grondslag gerechtvaardigd belang niet kunnen gebruiken dan vallen we terug op de grondslag toestemming waarin de gefotografeerde persoon toestemming geeft om de foto te gebruiken.
Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar privacy @wijchenwest.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video. De foto’s en/of video’s zullen dan worden verwijderd.
Wijkvereniging heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat Wijkvereniging hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met Wijkvereniging via privacy @wijchenwest.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. Wijkvereniging zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft Wijkvereniging geen verantwoordelijkheid, tenzij door Wijkvereniging zelf geplaatst.
1.7 Verwerken we bijzondere persoonsgegevens?
Nee, wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld BSN nummer, over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras of religie. Deze gegevens verwerken wij niet.
1.8 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?
Wijkvereniging bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?
1.8.1 Leden gegevens
Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je lid bent van Wijkvereniging. Als je de lidmaatschap beëindigt, bewaart Wijkvereniging maximaal één jaar jouw gegevens met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor contributiefacturen (deze worden 7 jaar bewaard).
1.8.2 Vrijwilligers gegevens
Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je actief bent als vrijwilliger bij Wijkvereniging. Als je stopt als vrijwilliger worden de VOG, IVA en certificaatgegevens, maximaal één jaar bewaart met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat.
1.8.3 Leverancier gegevens
Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zaken doen of zolang jij onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.
1.9 Delen we jouw gegevens?
Wijkvereniging deelt geen gegevens met externe partijen voor commerciële doeleinden.
Persoonsgegevens staan geregistreerd in e-boekhouden.nl. Hiermee hebben we een verwerkersovereenkomst. E-boekhouden.nl leggen wij de verplichting op om jouw persoonsgegevens goed te beschermen. Alle gegevens blijven binnen de EU.
1.10 Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Wij beveiligen jouw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:
- we beveiligen onze website met HTTPS en TLS. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
- toegang tot e-boekhouden.nl is beveiligd met een wachtwoord;
- alleen bevoegde bestuurs- en commissieleden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
- we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.
1.11 Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Wijkvereniging. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar ledenadministratie@wijchenwest.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan jouw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.
Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij de ledenadministratie te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit- persoonsgegevens/tip-ons
1.12 Wat als het privacybeleid van Wijkvereniging wijzigt?
De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op https://www.wijchenwest.nl.
